La recherche de stage
Allons droit au but, la recherche du stage est l’étape la plus redoutée par tous les étudiants RISLAV, mais aussi la plus difficile. C’est là que débute le stress, les remises en questions, et tout ce qui s’en suit...
Pour ma part, elle a commencé au cours des vacances d’octobre. Avant de débuter la licence, j’avais déjà des idées bien précises en tête. A savoir, il n’était pas question pour moi de rester en Europe, mais au contraire de partir le plus loin possible . De plus je voulais absolument trouver une entreprise spécialisée dans le tourisme d’affaires et d’événements.
J’ai dans un premier temps décidé de cibler l’Amérique latine afin de pratiquer et améliorer mon espagnol et plus particulièrement le Mexique, Cuba, le Costa Rica, Puerto Rico, les Bahamas… Je n’ai eu aucune réponse, excepté un tour opérateur au Pérou qui ne correspondait pas vraiment à mes attentes.
Puis j’ai élargi mes recherches en Amérique du Nord, aux Etats Unis et au Canada, en ciblant cette fois les hôtels et chaînes hôtelières des grandes villes comme San Francisco, Los Angeles, San Diego, New York, Toronto ou encore Calgary. Les non réponses ne furent que plus nombreuses tout comme le traditionnel :
« Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre établissement, malheureusement nous n’avons pas de poste à pourvoir pour le moment, revenez dans 2 ans ». ;)
Ne pensant pas que trouver un stage à l’étranger serait une épreuve aussi périlleuse et commençant à voir mes camarades signer leur conventions les uns après les autres, j’ai cette fois envoyé des dizaines voir des centaines de lettres de motivation un peu partout chez les hôtels du groupe Accor sans ne plus me soucier de leur situation géographique tant j’étais désespérée… Australie, Nouvelle Zélande, Indonésie, Thailande, Malaisie... Je crois ne rien avoir oublié.
Et un miracle se produit en décembre alors que je n’y croyais plus. Deux réponses positives ! Un hôtel en Thailande me proposait un poste de réceptionniste et accueil vip, tandis qu’un autre en Malaisie m’offrait une place au service affaires et événements.
Ayant de la famille à Kuala Lumpur, et pensant avoir enfin trouvé le stage tant attendu, j’ai définitivement choisi l’hôtel Pullman Kuala Lumpur Bangsar en Malaisie pour une durée de 4 mois.
LE FAMEUX VISA !
MON STAGE EN ENTREPRISE
Et le voilà enfin !
Pire que la recherche de stage, la demande de visa !
Pour votre information, le visa touriste en Malaisie est valable 3 mois, au delà il vous faut avoir un visa travail ou stage. Par chance, ou par malchance tout dépend le point de vue, l’entreprise qui vous accueille en stage s’occupe de toutes les démarches de demande de visa directement en Malaisie.
Pour vous donner un ordre d’idée, les démarches pour mon visa stage ont commencé fin décembre début janvier, et j’ai récupéré mon passeport et visa à l’ambassade de Malaisie à Paris seulement le 26 mars, soit trois jours avant mon départ en stage.
Interminable, c’est le mot que j’emploierais pour qualifier l’attente entre le début et la fin des démarches. Avec bien évidemment entre temps toute la paperasse nécessaire à scanner, faxer et envoyer à l’entreprise.
Pour les futurs étudiants RISLAV ou ceux qui souhaiteraient effectuer un stage en Malaisie, voici la liste des documents que j’ai du transmettre à mon entreprise :
* Convention remplie et signée par l’université
* 4 photos d’identité sur fond bleu (?)
* Certificat de scolarité de l’année en cours
* Lettre de l’université attestant votre inscription et votre obligation d’effectuer un stage à l’étranger
* Photocopie intégrale du passeport
Rentrons dans le vif du sujet , et parlons des missions qui vont m'être confiées pour les quatre prochains mois. Comme évoqué précédemment, je recherchais un lieu de stage spécialisé en grande partie dans l'organisation d'événements. Pour tout vous dire, j'ai déjà eu l'opportunité au cours de mon BTS tourisme, de créer de toute pièce un congrès dans le sud de la France pour 180 personnes ; une expérience très enrichissante qui m'a donné envie de continuer dans ce milieu du tourisme d'affaires. C'est donc tout naturellement que j'ai choisi d'intégrer l'équipe " Sales & Distribution " de l'hôtel Pullman Kuala Lumpur Bangsar.
Sales
&
Distribution
L’équipe « Sales & Distribution » est répartie en deux groupes:
L’équipe « Meetings & Events » qui comme son nom l’indique a pour mission l’organisation et le suivi des évènements tels que repas d’affaires, réceptions, réunions, conférences, mariages.
L’équipe « Room sales » qui gèrent davantage les événements avec réservations de chambres et s’occupent également des tâches administratives (commandes des cartes de visites, fournitures).
On trouve dans ces deux grandes équipes plusieurs postes distincts :
Les « Sales Managers » appelés aussi « Hunters » , ce sont les chasseurs de business, ils démarchent les entreprises en dehors de l’hôtel et leur présente les services de l’hôtel Pullman Bangsar.
Les « Events Conversion Manager » sont chargés de relancer les compagnies préalablement démarchées par les Sales Manager, de confirmer et de suivre leurs événements.
Les « Events Operation Manager » s’occupent eux de l’organisation et suivi des évènements de A à Z, du contrat au jour J.
Les « Sales Coordinators et Events Coordinators » dont je fais partie, se chargent d’étudier les demandes des clients faites au préalable par téléphone ou email et de leur répondre par une proposition adaptée dans un délai de moins de 3h. De plus, ils démarchent et prospectent plusieurs entreprises par téléphone afin de cibler leurs attentes en terme d’évènements, leur présenter les différentes prestations de l’hôtel et ainsi trouver de nouveaux clients potentiels. Ils peuvent également s’occuper de l’organisation des événements de moins de 20 personnes mais aussi des déjeuners et diners d’affaires de 100 personnes.
L ‘équipe Réservation gère les clients individuels et la réservation des groupes de moins de 10 chambres.
Sales Manager
Events Conversion Manager
Sales Coordinators
Events Coordinators
Pour mieux
comprendre !
Réservation
Events Operation Manager
MISSIONS & TÂCHES
PROPOSITIONS CLIENTS
* Etudier et comprendre la demande du client ou de l'entreprise (dates, nombres de personnes, choix du forfait "meeting" besoin en terme d'hébergement, de restauration, d'équipements).
* A l'aide du logiciel "Opéra", vérifier la disponibilité des différentes salles de réunions et choisir celle qui correspond le mieux à la demande du client. Effectuer la réservation après avoir complèter les coordonées clients, dates, nombres de personnes, nombres de chambres, type d'évènements, type de forfait...
* Rédiger la proposition ou devis client avec les tarifs et l'envoyer par mail
* Rappeler le client dès le lendemain pour confirmer bonne réception de la proposition envoyée
TELEMARKETING
* Démarcher plusieurs entreprises référencées dans une base de données en leur téléphonant afin de leur présenter l'hôtel Pullman Bangsar et les services qu'il propose en terme d'évènements.
* Rédiger un rapport final en fin de journée avec les différentes entreprises contactées et intéréssées
Tâches administratives
* Répondre au téléphone et renseigner les clients
* Etablir et envoyer à l'équipe une fois par semaine les rapports répertoriant les arrivées des différents groupes pour l'année à venir
* Etablir tous les jours le rapport des évènements à venir pour les 3 prochains jours
CORPORATES ENTREPRISES
* Préparer compléter et envoyer le ou les dossiers "corporate" avec les tarifs préférentiels appliqués aux entreprises associées
" SITE INSPECTION "
* Présenter et faire visiter l'hôtel à un ou plusieurs clients avant ou en vue d'un évènement
éVèNEMENTS
* Participer à plusieurs salons du mariage pour promouvoir et présenter les services et prestations de l'hôtel
